Changeproces Analyseren, Coördineren en Verbeteren
Changeproces binnen het domein van informatiemanagement coördineren en optimaliseren. Hierbij zijn diverse onderdelen van de ICT-organisatie, het onderwijs en de stafafdelingen betrokken. Deze werkzaamheden zijn gericht op het verbeteren van de snelheid en efficiëntie van wijzigingen, het waarborgen van kennis, en het verhogen van de kwaliteit. De resultaten zijn gepresenteerd aan het team Informatiemanagement en de directeur ICT.
Bij afronding van de opdracht is een rapport opgeleverd met een analyse van de vastgestelde knelpunten en verbeterpunten binnen het IT-changeproces.
Strategische Migratiescenario’s voor Duurzaam Informatiebeheer
De werkzaamheden zijn in samenwerking met Van Kaliber uitgevoerd en omvatten onder andere het formuleren van diverse migratiescenario's om tot het meest geschikte scenario te komen voor een gezonde informatiehuishouding. Dit gebeurt door interviews af te nemen met de business en observaties te doen naar de gebruikte vak-applicaties. Op basis van deze analyse wordt een gedetailleerd adviesrapport opgesteld met aanbevelingen voor een aantal migratiescenario's. Daarnaast wordt een uitgebreide planning en aanpak voor de migratie uitgewerkt. Hierin worden de benodigde stappen en middelen duidelijk beschreven, zodat de migratie succesvol kan worden uitgevoerd. Hierbij wordt de wet- en regelgeving in acht genomen zoals de AVG, BIO en de Archiefwet.
Van Analyse naar Actie: Informatiehuishouding op Koers
Samen met Van Kaliber zijn stakeholders geïnterviewd, de huidige DMS-systemen en vakapplicaties geanalyseerd, en is relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op de informatiehuishouding van het waterschap onderzocht. Op basis hiervan is een strategische visie geformuleerd voor informatiebeheer, waarbij besluitvorming werd gefaciliteerd door middel van reviews en feedbackverwerking. Deze strategische visie is vervolgens vertaald naar een operationeel voorstel. Dit voorstel omvat gedetailleerde adviezen voor de informatiehuishouding, inclusief kosteninschattingen en tijdlijnen. Er wordt ook geadviseerd over de organisatorische inrichting op korte- en middellange termijn, met inachtneming van wet- en regelgeving.
Van Netwerkschijf naar SharePoint: Structuur en Inzicht
Samen met Van Kaliber is een grondige analyse uitgevoerd van de netwerkschijf van Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) als basis voor een naadloze migratie naar Microsoft SharePoint. Deze analyse omvatte interviews en zorgde voor een zorgvuldige documentatie van de schijven, mapbeheerders, applicatiedata in de mappen, archiefstukken, bewaartermijnen, vernietigingstermijnen, opschoning en de toegangs- en beheerrechten. Het doel was om een geordende informatiehuishouding te waarborgen in het nieuwe systeem. Tot slot is de nieuwe werkwijze gecommuniceerd en gepresenteerd aan de gebruikers van het ELO.
Van AS IS naar TO BE: Procesoptimalisatie via BPMN
In samenwerking met Van Kaliber is bijgedragen aan de pilot voor de datamigratie van gedigitaliseerde bouwdossiers van de gemeente Amersfoort. Voorafgaand aan het project is een Plan van Aanpak opgesteld om duidelijkheid te verschaffen over de verschillende onderdelen die gedurende het project aan bod zullen komen. Door middel van deskresearch, observaties en interviews is een AS IS situatie geanalyseerd, waarbij het proces van pre-ingest tot aan de upload van bouwdossiers in kaart is gebracht middels een BPMN-model. Samen met de stakeholders is deze huidige situatie besproken om tot een gewenste TO BE situatie te komen, die eveneens gemodelleerd is in een BPMN-model. Tijdens dit proces zijn de doorlooptijden van elke processtap gemeten, wat heeft geleid tot het opstellen van een planning voor de datamigratie naar het e-depot.
Efficiënte Datamigratie en Adoptie van Documentbeheer
Ondersteuning is geboden bij de implementatie en ingebruikname van het documentmanagementsysteem binnen het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, in samenwerking met diverse stakeholders. Dit omvatte de datamigratie van digitale archieven, e-mailboxen, Microsoft Teams en lokale- en netwerkschijven, uitgevoerd in overeenstemming met de DUTO-eisen, de AVG-richtlijnen en de Archiefwet. Daarnaast zijn gestructureerde mappenstructuren opgezet binnen het nieuwe DMS en is de inhoud naar de juiste locaties verplaatst.
Om een soepele transitie te waarborgen, is gezorgd voor de opleiding van gebruikers in het gebruik van de nieuwe software. Dit is gefaciliteerd door middel van trainingen, werkbeschrijvingen, handleidingen en 1-op-1-sessies, waardoor medewerkers efficiënt met het systeem aan de slag konden.
Strategisch Informatiemanagement: Van Analyse tot Implementatie
De vereisten voor informatiemanagement zijn geanalyseerd en gedocumenteerd op basis van interviews, workshops en deskresearch. Alle kwesties met betrekking tot informatiemanagement zijn vastgelegd in een issueregister, waarna potentiële verbeterpunten zijn geïdentificeerd en gecategoriseerd met behulp van best practices zoals IRMA en BiSL. Deze verbeterpunten zijn vervolgens geclassificeerd in een matrix met aanbevelingen die variëren van procesmatige optimalisaties tot backend-ontwikkelingen.
Veelbelovende verbeterpunten zijn geselecteerd op basis van een impact-gemak-matrix en verder uitgewerkt in een implementatieplan. Dit plan ondersteunt de nieuwe werkwijze voor de business en omvat onder andere vernieuwde werkprocessen om een geordende informatiehuishouding te realiseren.
Efficiëntie en Effectiviteit via BPMN-herontwerp
De inventarisatie van verbeterpunten in het AI-proces voor het Expertisecentrum Data en Artificial Intelligence van de gemeente Den Haag stond centraal. Het bestaande proces is geanalyseerd, in kaart gebracht en herontworpen met behulp van een BPMN-model om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.
Voorafgaand aan het herontwerp zijn stakeholders van zowel de zakelijke als de ICT-kant geconsulteerd via interviews en enquêtes. Deze input heeft bijgedragen aan een goed onderbouwd en breed gedragen optimalisatietraject.
ITIL en BiSL als Fundament voor Bedrijfscontinuïteit
De impact van hardware- en software-uitval op interne processen is geanalyseerd, waarbij kwetsbaarheden zijn geïdentificeerd en vastgelegd in een issueregister. Door middel van interviews en brainstormsessies zijn problemen en knelpunten in kaart gebracht. Waar mogelijk zijn deze kwetsbaarheden door de opdrachtgever opgeslost om risico’s te minimaliseren. Daarnaast zijn elementen uit best practices zoals BiSL en ITIL geïmplementeerd om de weerbaarheid van de organisatie te versterken.
Met deze aanpak is de opdrachtgever beter voorbereid op potentiële risico’s die de bedrijfsprocessen in de toekomst kunnen verstoren. De nieuwe werkwijze is gepresenteerd aan de werknemers, zodat deze optimaal kan worden toegepast binnen de organisatie.